هل تعاني من مشاكل بإدارة حجوزات النزلاء أو المستأجرين؟ يواجه الكثير من أصحاب الفنادق والبنايات الخاصة بالشقق المفروشة عدد من المشاكل المتعلقة بحجوزات النزلاء، مثل عدم تسجيل الحجوزات بقاعدة بيانات تسجيل الإدارة، مما يسبب تأخير في مكتب الاستقبال ويسبب إزعاج للنزلاء.
كل ذلك بسبب اتباع طرق الإدارة التقليدية وعدم مواكبة التحول الرقمي في إدارة المنشآت السياحية والفندقية من خلال برنامج للفنادق والشقق المفروشة في 2024. فمن خلاله سوف يتمكن أصحاب الفنادق والشقق المفروشة من القضاء على أي مشاكل متواجدة وتقديم أفضل خدمة حجوزات لعملائك من خلال عدد من المزايا الخاصة بإدارة الحجوزات.
في هذا المقال، سوف نشرح لك ما هو المقصود برامج إدارة الفنادق والعقارات، وأهمية الاعتماد علي برنامج للفنادق والشقق المفروشة في الإدارة، وأبرز الحلول التي توفرها هذه البرامج.
ماهو برنامج إدارة الفنادق والشقق المفروشة؟
برنامج للفنادق والشقق المفروشة هو برنامج تم تخصيصه بعدد من الأدوات والتطبيقات التي تقدم مزايا وحلول مبتكرة تساهم في تقديم أفضل الخدمات لعملائك والنزلاء، ومن خلال إدارة الحجوزات والخدمات المختلفة وتسهيل عملية التسجيل والمغادرة وتقديم الخصومات المختلفة وتوفير عمليات دفع مختلفة بما يناسب كل عميل، وأتمتة كافة مهام سير العمل بكافة الإدارات بمنشأتك الفندقية لإنجاز المهام بسرعة وسهولة ودقة.
إدارة حجوزات النزلاء من خلال برنامج للفنادق والشقق المفروشة
يقدم أي برنامج للفنادق والشقق المفروشة احترافي متكامل عدد من الحلول المتعلقة بإدارة حجوزات النزلاء بعيدًا عن الطرق التقليدية وما تسببه من مشاكل وتعقيدات. فيما يلي أبرز هذه الحلول:
-
إنشاء قاعدة بيانات للمنشأة
من خلال البرنامج يمكنك إنشاء قاعدة بيانات لكافة الغرف الفندقية والشقق المفروشة التي تمتلكها مع ذكر كافة التفاصيل المتعلقة بكل غرفة من حيث الخدمات المتوافرة بها والأثاث وما إلى ذلك، بالإضافة لتصنيف تلك الغرف والشقق المفروشة من حيث الفئات الأعلى للأقل، والتكلفة الشاملة للإقامة من حيث المدة الزمنية التي قد يختارها العميل.
هذا بالإضافة لتسجيل أي خدمات أخرى قد تمتلكها بعيدًا عن الحجوزات الأساسية وتحديد السعر الخاص بكل خدمة عند الرغبة بإضافتها للحجز.
-
الربط والتكامل مع أكثر من طريقة حجز
نظرًا لاختلاف طريقة كل عميل عند تنفيذ أي عملية حجز فندقية، وحتى تتمكن من جذب كافة أنواع العملاء والعمل على إرضائهم وتوفير أسهل طرق الحجز، فأنت بحاجة إلى برنامج للفنادق والشقق المفروشة متكامل يساعدك على توفير أكثر من طريقة حجز وذلك من خلال الربط مع منصات الحجز الإلكترونية المختلفة والمعتمدة، بالإضافة لإمكانية الحجز من خلال الموقع الإلكتروني الخاص بمنشأتك أو من خلال تطبيق الهاتف الإلكتروني.
ويتمكن العميل من اختيار فئة الغرفة وتحديد المدة الزمنية للحجز الخاص به وإضافة عدد الأفراد واختيار أي خدمات إضافية للحجز.
-
طرق دفع متعددة
يقدم البرنامج للعملاء إمكانية دفع بأكثر من طريقة، سواء دفع نقدي عند الوصول للمنشأة، أو من خلال البطاقات الائتمان البنكية.
-
إرسال الإشعارات
عند اكتمال عملية الحجز من خلال أي طريقة يختارها العميل يقوم برنامج للفنادق والشقق المفروشة بإرسال إشعار للعميل بتفاصيل الحجز من حيث فئة الغرفة والأيام المختارة للحجز وعدد الأفراد المذكورين والتكلفة، ويتم إرسال تلك التنبيهات من خلال الرسائل النصية القصيرة SMS أو من خلال رسائل البريد الإلكتروني وإشعارات تطبيق الهاتف المحمول.
-
الربط مع الإدارات الداخلية للمنشأة
بعد انتهاء عملية الحجز وتأكيدها يبدأ البرنامج بشكل تلقائي بإرسال تنبيهات بوجود عملية حجز جديدة وتسجيلها بشكل تلقائي بالإدارة المالية وإدارة الاستقبال كي يقوموا بمراجعتها والقيام بأي معالجات أخرى متعلقة بالأمور الإدارية الداخلية، وعند وصول العميل للمنشأة يقوم بالتوجه لمكتب الاستقبال لإنهاء معاملات التسجيل الداخلية بسهولة ويسر دون أي تأخير.
-
الفوترة الإلكترونية
يحصل العميل على فاتورة إلكترونية تتضمن تفاصيل الحجز الخاص به وأي خدمات أخرى مضافة من خلاله على الحجز، وتشمل الفاتورة ضريبة القيمة المضافة وتتطابق مع معايير هيئة الضريبة والزكاة المفروضة على المنشآت الفندقية، ويمكن طباعة الفاتورة للنزيل بسهولة أو تحويلها له من خلال رسائل البريد الإلكتروني حسب الطلب.
-
إصدار التقارير
من خلال أداة إصدار التقارير المتاحة بأي برنامج للفنادق والشقق المفروشة احترافي ستتمكن من الحصول على التقارير الخاصة بحجوزات العملاء بأي وقت ومن أي مكان لتتبع سير العمل، كتقارير الحجوزات المستقبلية وتقارير الحجوزات الفعلية والشاغرة بالمنشأة وتقارير حسابات العملاء والمبيعات وتقارير سير العمل الخاصة بإدارة الحجوزات والاستقبال؛ للتأكد من سير العمل بشكل جيد وتحليل البيانات لاتخاذ أي قرارات جديدة تهدف لتطوير العمل وتطوير الخدمات المقدمة للعملاء.
أهمية استخدام برنامج للفنادق والشقق المفروشة
ترجع أهمية البرنامج ليس فقط من حيث تسهيل إدارة حجوزات العملاء، ولكن لما يمتلكه البرنامج الخاص للفنادق والشقق المفروشة من عدد كبير من الأدوات والمزايا التي تجعل عملية مراجعة وتتبع المهام المختلفة بالمنشأة سهلة وتعمل على تفادي المشاكل والأخطاء التي كانت تحدث باستمرار في الطرق التقليدية للإدارة، ومن تلك المزايا الإدارية المختلفة للبرنامج ما يلي:
- إنشاء قاعدة بيانات متكاملة للنزلاء تحتوي على كافة التفاصيل الدقيقة بتاريخ المعاملات لسهولة تتبعها واعتمادها في الخطط الاستراتيجية التي تضعها الشركة للنمو والتطوير.
- أتمتة مهام سير العمل بمختلف الإدارات بالمنشأة، مما يساهم في تقليل التكلفة باتباع الطرق التقليدية في الإدارة وتقليل الوقت والجهد المبذول في تنفيذ تلك المهام.
- ربط كافة الإدارات ببعضها البعض من خلال استخدامك برنامج للفنادق والشقق المفروشة مما يساهم في عملية تدفق المستندات بين مختلف الإدارات لتسهيل الإجراءات الخاصة بالمعاملات والحصول على أي موافقات أو التوقيع على المستندات من خلال أداة التوقيع الإلكتروني المخصصة فقط لبعض الموظفين حسب المسمى الوظيفي الخاص بهم.
- تعيين مهام سير العمل لكل موظف وتحديد مواعيد الحضور والانصراف ومتابعتها بدقة والحصول على تقارير تقييم الأداء.
- إدارة المخزون وعمليات الجرد وأوامر التوريد لمختلف المنتجات بسهولة ودون عناء كالسابق وإصدار تقارير المخزون المختلفة للمراجعة.
- متابعة كافة الأمور المالية والمحاسبية من خلال شاشة المستندات الخاصة بـ برنامج للفنادق والشقق المفروشة والذي يوفر سهولة التنقل بين الملفات لمعرفة الوضع المالي والتعرف على أرصدة وكشوفات الحسابات المختلفة وإصدار التقارير الهامة كتقارير المصروفات وتقارير نهاية السنة المالية والتقارير المتعلقة بالضرائب وغيرها من التقارير المالية الأخرى.
- متابعة حالات الغرف بشكل لحظي والتأكد من إجراء دوريات الصيانة المحددة وعمليات الجرد للغرف قبل وبعد كل عملية تسجيل ومغادرة لأحد النزلاء.
- إمكانية البحث بسهولة والوصول لأي معلومة تخص مستندات إدارة الحجوزات لمراجعة أي حجز من حيث التواريخ وأي بيانات أخرى وإمكانية تصديرها بأي صيغة أخرى.
- إنشاء الحملات الترويجية والخصومات ونشرها بمواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بالمنشأة من خلال إدارة إنشاء الحملات عبر برنامج للفنادق والشقق المفروشة كما يمكن تخصيص تلك الخصومات والعروض بحسب الفئة الخاصة بالعملاء أو تعميمها وإرسالها من خلال الرسائل النصية القصيرة SMS أو رسائل البريد الإلكتروني أو إشعارات تطبيق الهاتف المحمول وتعيين الكود الخاص بها ليتمكن العميل من استخدامه أثناء عملية الحجز القادمة وربط الكود مع إدارة الحجوزات والإدارة المالية لتفعيله بشكل مباشر وتطبيقه على الفاتورة الخاصة بالعميل.
ختامًا، يجب التأكد عند اختيار برنامج للفنادق والشقق المفروشة لتطوير المهام الإدارية بمنشأتك من توافر تلك المعايير:
- مطابقته لاحتياجاتك الإدارية بالمنشأة.
- توافر واجهة استخدام سهلة التعامل ونظام تعدد المستخدمين لتمكين كافة العاملين لديك من استخدامه.
- توافر خدمة ما بعد البيع وخدمة الدعم الفني.
- قابل للتحديث بشكل مستمر لتوفير أفضل طرق الإدارة الناجحة والعمل على التطوير الدائم والمستمر.
إضافة تعليق جديد